Lunai Consulting effektiviserer med AI i alle processer

I februar 2024 etablerede Paw Saxgren og Martin Frost Berthelsen konsulenthuset Lunai Consulting med et klart og ambitiøst formål: At bygge en virksomhed, hvor kunstig intelligens var integreret i alle interne processer fra den allerførste dag. Mindre end et år senere har det danske konsulenthus allerede formået at optimere centrale arbejdsgange som tilbudsgivning, projektstyring og bogføring ved hjælp af skræddersyede GPT-løsninger baseret på GPT-4. Resultatet er markant hurtigere workflows, færre fejl og reducerede omkostninger til eksterne leverandører – en udvikling, der understreger, hvordan selv nystartede virksomheder kan opnå konkurrencefordele ved at tænke "AI-first".

Casen er mere end blot et eksempel på teknologisk innovation. For danske ledere, specialister og iværksættere demonstrerer Lunai Consultings erfaringer, at AI ikke kun er et eksternt salgspunkt, men i lige så høj grad et internt effektiviseringsværktøj, der kan reducere administrative byrder, øge leveringshastigheden og forbedre kvaliteten – uden at det nødvendigvis kræver store investeringer i dyre og komplekse systemer. Med en pragmatisk tilgang og konkrete use cases inden for tilbudsgivning, projektstyring og bogføring viser virksomheden, hvordan AI kan integreres i dagligdagen på en måde, der skaber reel værdi.

AI som grundsten i virksomhedens DNA

Baggrunden for etableringen af Lunai Consulting var en klar erkendelse: Kunstig intelligens ville ændre arbejdsmarkedet fundamentalt. Med mere end 20 års erfaring fra reklamebranchen, herunder som COO hos Group M, havde Paw Saxgren set førstehånd, hvordan manuelle processer og administrative opgaver kunne bremse effektiviteten og forringe kvaliteten. Derfor valgte han sammen med medstifter Martin Frost Berthelsen at bygge virksomheden op med AI som et uundværligt kerneelement i alle interne arbejdsgange – fra den første dag.

En af de første udfordringer, de løste, var tilbudsgivning og udarbejdelse af mødereferater. Tidligere kunne denne proces, der krævede manuel indsamling af information, strukturering af dokumenter og korrekturlæsning, tage timer – med en konstant risiko for stavefejl, forglemmelser eller unøjagtigheder. Nu håndterer en custom GPT opgaven på 10-12 minutter. Botten interviewer systematisk medarbejderne umiddelbart efter kundemøder, indsamler nøgleinformation og genererer automatisk et struktureret referat samt et første udkast til tilbud. Ifølge Paw Saxgren har dette ikke kun sparet væsentlig tid, men også forbedret kvaliteten og konsistensen af dokumenterne, da risikoen for menneskelige fejl er elimineret.

Den strategiske beslutning om at integrere AI fra start har givet Lunai Consulting en unik position. I stedet for at skulle tilpasse eksisterende processer til nye værktøjer, blev virksomhedens arbejdsgange designet med AI som en naturlig del af workflowet. Dette har muliggjort en mere smidig og effektiv drift, hvor medarbejderne kan fokusere på kerneopgaver som rådgivning og kundekontakt, fremfor at bruge tid på administrative og repetitive opgaver.

Automatiseret projektstyring og præcis bogføring

Ud over tilbudsgivning har Lunai Consulting også automatiseret centrale dele af projektstyringen ved hjælp af en dedikeret projektmodel-chatbot. Denne bot er direkte koblet til den enkelte kunde og er fodret med relevant baggrundsinformation, herunder projektmål, tidsrammer og ressourcer. Chatbotten assisterer med at opbygge detaljerede projektplaner og sikrer, at alle oplysninger er opdaterede og konsistente. Et centralt element i løsningen er brugen af live-dokumenter, der løbende opdateres undervejs i projektet. Disse dokumenter holder chatbotten ajour med den seneste viden, hvilket minimerer risikoen for forældede data og sikrer, at beslutninger træffes på baggrund af aktuelle informationer.

På bogføringsområdet har virksomheden implementeret en custom GPT, der er specifikt trænet på økonomisystemet e-conomic samt Lunai Consultings egen kontoplan. Medarbejderne kan nu stille spørgsmål direkte til botten, for eksempel om korrekte kontonumre som "kontonummer 580", og modtage øjeblikkelige og præcise svar. Denne løsning har ikke kun reduceret fejl i bogføringen, men også øget hastigheden betydeligt, da medarbejderne slipper for at søge manuelt i systemer eller kontakte eksterne bogholdere for at få bekræftet oplysninger.

Den øgede effektivitet på bogføringsområdet har haft direkte økonomiske konsekvenser. Ved at håndtere en større del af bogføringen internt har Lunai Consulting formået at reduceret omkostningerne til ekstern bogføringshjælp og revision. Paw Saxgren understreger, at selv små effektiviseringer, når de summeres over tid, kan betyde færre udgifter til eksterne bogholdere. Dette er et konkret eksempel på, hvordan AI kan bidrage til at optimere omkostningsstrukturen, selv for mindre virksomheder med begrænsede ressourcer. Besparelserne kommer ikke kun fra reducerede eksterne omkostninger, men også fra den tid, medarbejderne sparer ved ikke at skulle håndtere manuelle og tidskrævende opgaver.

Tre konkrete råd til succes med AI-implementering

Lunai Consulting har ikke kun implementeret AI-løsninger i egen virksomhed – de har også udviklet en række anbefalinger til andre virksomheder, der ønsker at følge deres spor. Disse råd er baseret på konkrete erfaringer og er designet til at hjælpe virksomheder med at undgå faldgruber og maksimere gevinsterne ved AI-integration. Her er de tre centrale anbefalinger:

• Gør det personligt: AI-værktøjer bør tilpasses individuelle behov og specifikke arbejdsprocesser. En one-size-fits-all tilgang fungerer sjældent optimalt, da hver virksomhed har unikke udfordringer og workflows. Ved at skræddersy løsningerne til virksomhedens konkrete behov kan man opnå langt bedre resultater. For Lunai Consulting har dette betydt, at de har udviklet custom GPT'er, der er tilpasset deres specifikke opgaver inden for tilbudsgivning, projektstyring og bogføring.
• Ændr dine vaner: Integrer AI i daglige rutiner for at gøre teknologien til en naturlig del af arbejdsprocessen. For eksempel kan en AI-assistent levere et ugentligt overblik over kalenderen, deadlines og prioriterede opgaver, så medarbejderne slipper for manuelt at tjekke og koordinere opgaver. Dette kræver dog en bevidst indsats for at ændre vaner og acceptere, at AI kan overtage visse opgaver mere effektivt end mennesker.
• Søg inspiration og læring: Udveksl erfaringer med kolleger, branchepartnere og andre virksomheder for at holde sig opdateret på nye muligheder, bedste praksis og potentielle faldgruber inden for AI. Ved at lære af andres erfaringer kan man undgå at gentage de samme fejl og hurtigere identificere, hvilke løsninger der fungerer bedst i ens eget kontekst.

Disse råd afspejler en pragmatisk og resultatorienteret tilgang til AI-implementering. Fokuset er ikke på at jage de seneste teknologiske trends, men derimod på at skabe konkrete fordele i den daglige drift. For Lunai Consulting har dette betydt, at de har kunnet opnå mærkbare forbedringer i effektivitet, kvalitet og omkostningskontrol på relativt kort tid.

Hvorfor dette betyder noget for danske virksomheder

Lunai Consultings case er særligt relevant for danske virksomheder, fordi den viser, hvordan AI kan være mere end blot et salgsargument over for kunderne. Teknologien kan være en central driver for intern effektivitet og konkurrenceevne. For danske ledere og iværksættere illustrerer historien, at AI ikke nødvendigvis kræver store investeringer i avancerede systemer for at gøre en forskel. Med de rette værktøjer, en klar strategi og en villighed til at tilpasse arbejdsprocesser kan selv små virksomheder opnå betydelige gevinster.

For specialister inden for områder som projektstyring, bogføring, salg eller administration kan casen tjene som inspiration til at identificere egne manuelle processer, der kunne optimeres med AI. Tilbudsgivning, mødereferater og bogføring er alle områder, hvor mange virksomheder stadig bruger betydelig tid og ressourcer på opgaver, der kunne automatiseres. Ved at implementere lignende løsninger som Lunai Consulting kan disse virksomheder frigøre tid og ressourcer til mere værdiskabende aktiviteter.

Samtidig understreger Lunai Consultings erfaringer vigtigheden af at tænke strategisk om AI-implementering. Det handler ikke om at erstatte medarbejdere, men om at frigøre tid til mere strategiske og kreative opgaver. Ifølge Paw Saxgren har virksomheden oplevet, at medarbejderne nu kan fokusere mere på kerneopgaver som rådgivning, kundekontakt og strategisk udvikling, i stedet for at bruge tid på administrative og repetitive processer. Dette har ikke kun forbedret effektiviteten, men også medarbejdernes tilfredshed og engagement.

Casen viser desuden, at AI ikke er forbeholdt store virksomheder med dybe lommer og dedikerede IT-afdelinger. Med værktøjer som custom GPT'er, der kan udvikles relativt hurtigt og til en overskuelig omkostning, er der mulighed for at starte i det små og skala op, efterhånden som behovene udvikler sig. For danske virksomheder, der står over for stigende konkurrence, pres på marginerne og et behov for at effektivisere driften, kan dette være en vigtig indsigt. AI er ikke længere en fremtidig mulighed, men en nødvendighed for at forblive konkurrencedygtig i et hurtigt skiftende forretningslandskab.

Lunai Consulting beviser, at AI kan være en game-changer – ikke kun for kunderne, men i lige så høj grad for virksomheden selv. Ved at integrere teknologien i alle processer fra starten har de skabt en skalerbar, effektiv og konkurrencedygtig forretning, der kan levere hurtigere, med højere kvalitet og til lavere omkostninger. For andre virksomheder, der overvejer at tage springet, er budskabet klart: AI er her for at blive, og de virksomheder, der formår at udnytte dens potentiale, vil være bedst rustet til at navigere i fremtidens forretningsverden.